Inleiding

Het organiseren van een petanquetoernooi vraagt vaak een aanzienlijke investering van een club of vereniging.

Tussen de prijzen, de communicatie, de catering, het materiaal en alle andere organisatiekosten kan het budget snel oplopen.

Daarom gaan veel organisatoren op zoek naar partners en sponsors om hun evenement financieel of materieel te ondersteunen.

Het goede nieuws is dat lokale ondernemingen vaak bereid zijn sportverenigingen te steunen wanneer zij daar voldoende zichtbaarheid en een positief imago voor terugkrijgen.

Maar hoe vind je sponsors? Welke handelaars kun je aanspreken? En wat kun je hen in ruil aanbieden?

In deze gids ontdek je hoe je succesvolle en duurzame samenwerkingen kunt opbouwen rond jouw petanquetoernooi.

Waarom sponsors zoeken?

Sponsoring helpt de kosten voor de club te verlagen en tegelijk de kwaliteit van het toernooi te verbeteren.

Partners kunnen onder andere bijdragen aan:

• Het financieren van een deel van de prijzen.
• Het schenken van prijzen voor de deelnemers.
• Het ondersteunen van de organisatiekosten.
• Het leveren van materiaal.
• Het financieren van de communicatie rond het evenement.
• Het ondersteunen van de ontwikkeling van de club gedurende het hele jaar.

Voor de spelers betekent dit vaak aantrekkelijkere prijzen en een beter georganiseerd toernooi.

Voor de club beperkt het de financiële risico's.

Welke sponsors kun je benaderen?

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, zijn grote bedrijven niet altijd de gemakkelijkste partners om te overtuigen.

De beste sponsors zijn meestal de lokale ondernemers en bedrijven in de omgeving van de club.

Lokale handelaars

Dit zijn vaak de eerste contacten die je kunt aanspreken:

• Bakkerijen
• Slagerijen
• Restaurants
• Cafés
• Koffiebars
• Supermarkten
• Wijnhandelaars
• Sportwinkels
• Bloemisten
• Autogarages

Deze ondernemingen kennen de club of sommige van haar leden vaak al.

Ambachtslieden

Lokale vakmensen zijn meestal sterk betrokken bij het verenigingsleven:

• Elektriciens
• Loodgieters
• Metselaars
• Schilders
• Tuin- en landschapsaannemers
• Schrijnwerkers
• Dakdekkers

Hun zichtbaarheid is voornamelijk lokaal, wat perfect aansluit bij het publiek van een petanquetoernooi.

Lokale bedrijven

Veel kmo's willen hun naamsbekendheid binnen hun gemeente of regio vergroten.

Zij kunnen geïnteresseerd zijn in:

• Een logo op de affiches.
• Zichtbaarheid op de dag van het toernooi.
• Vermeldingen op sociale media.

Lokale overheden en instellingen

Afhankelijk van de regio kunnen ook verschillende overheidsinstanties ondersteuning bieden:

• Gemeenten
• Samenwerkingsverbanden van gemeenten
• Toeristische diensten
• Provinciale overheden
• Regionale overheden

Die steun is niet altijd financieel, maar kan ook bestaan uit materiaal of dienstverlening.

Financiële sponsoring of sponsoring in natura?

Niet elke partner wil noodzakelijk een geldbedrag schenken.

Er bestaan verschillende vormen van sponsoring.

Financiële sponsoring

De partner stort rechtstreeks een bedrag aan de club.

Bijvoorbeeld:

• € 50
• € 100
• € 250
• € 500 of meer

Deze bijdrage kan vrij worden gebruikt voor:

• Prijzen.
• Communicatie.
• Materiaal.
• Infrastructuur.

Dit is de eenvoudigste vorm van sponsoring om te beheren.

Sponsoring in natura (prijzen)

Dit is vaak de gemakkelijkste vorm van sponsoring om te verkrijgen.

De partner schenkt bijvoorbeeld:

• Cadeaubonnen.
• Restaurantmaaltijden.
• Geschenkmanden.
• Vrijetijdsactiviteiten.
• Producten uit de eigen winkel.
• Petanque-uitrusting.

Deze prijzen kunnen vervolgens worden uitgereikt aan de winnaars of worden verloot onder de deelnemers.

Sponsoring via materiaal of diensten

Sommige bedrijven bieden liever praktische ondersteuning aan, zoals:

• Het drukken van affiches.
• Het leveren van dranken.
• Het uitlenen van tafels en stoelen.
• Het ter beschikking stellen van voertuigen.
• Geluidsinstallatie.

Deze vorm van steun kan de kosten voor de club aanzienlijk verlagen.

Hoe stel je jouw project voor?

Veel sponsoraanvragen mislukken simpelweg omdat ze te vaag zijn.

Een sponsor moet snel begrijpen:

• Wie het evenement organiseert.
• Wanneer het plaatsvindt.
• Hoeveel deelnemers worden verwacht.
• Welke zichtbaarheid hij ervoor terugkrijgt.

Stel daarom een eenvoudig dossier samen met daarin:

• Een voorstelling van de club.
• De geschiedenis van het evenement.
• Het gemiddelde aantal deelnemers.
• Het verwachte aantal toeschouwers.
• De geplande communicatieacties.
• De verschillende sponsorformules.

Een duidelijke en professionele presentatie vergroot de kans aanzienlijk dat een partner positief reageert.

Wat kun je sponsors in ruil aanbieden?

Sponsoring is een samenwerking die voor beide partijen voordelen moet opleveren.

De partner ondersteunt de club en krijgt daarvoor zichtbaarheid in ruil.

Zichtbaarheid vóór het evenement

• Logo op de affiches.
• Vermelding op flyers.
• Publicaties op Facebook.
• Publicaties op Instagram.
• Vermelding op de website van de club.

Zichtbaarheid tijdens het toernooi

• Spandoeken langs de petanquebanen.
• Een promotiestand van de partner.
• Vermeldingen via de geluidsinstallatie.
• Logo op de uitslagenformulieren.
• Zichtbaarheid aan de kantine.

Zichtbaarheid na het evenement

• Publicatie van de resultaten.
• Foto's van het toernooi.
• Openbare bedankberichten.
• Berichten op sociale media.

Hoe groter de zichtbaarheid die je aanbiedt, hoe gemakkelijker het wordt om sponsors ook de volgende jaren aan je club te binden.

Werk met verschillende sponsorformules

Een uitstekende aanpak is het aanbieden van meerdere sponsorpakketten.

Bronzen partner

• € 50
• Logo op de affiches.

Zilveren partner

• € 100
• Logo op de affiches.
• Vermelding op sociale media.

Gouden partner

• € 250
• Extra zichtbaarheid van het logo.
• Aanwezigheid op het terrein.
• Bedanking tijdens de prijsuitreiking.

Met verschillende formules wordt de keuze voor bedrijven eenvoudiger en aantrekkelijker.

Concreet voorbeeld

Neem als voorbeeld een petanquetoernooi met 64 teams.

De club vindt:

• 5 partners die elk € 100 bijdragen.
• 2 partners die elk € 250 bijdragen.
• 10 lokale handelaars die elk een prijs ter waarde van € 30 schenken.

Resultaat:

Financiële sponsoring:

€ 500 + € 500

= € 1.000

Geschonken prijzen:

10 × € 30

= € 300

De club beschikt dan over:

• € 1.000 financiële steun.
• € 300 extra prijzen.

Zo kan het evenement aanzienlijk worden verbeterd zonder het inschrijvingsgeld voor de spelers te verhogen.

Voorbeeld van een sponsorbrief

Onderwerp: Aanvraag voor een partnerschap voor ons petanquetoernooi

Geachte heer, mevrouw,

Binnenkort organiseert onze club een petanquetoernooi waarbij talrijke spelers en toeschouwers uit onze gemeente en de omliggende regio worden verwacht.

Voor dit evenement zijn wij op zoek naar lokale partners die hun naam willen verbinden aan een gezellige en populaire sportmanifestatie.

Uw steun kan verschillende vormen aannemen:

• Een financiële bijdrage.
• Het schenken van prijzen of cadeaubonnen.
• Het ter beschikking stellen van materiaal of diensten.

In ruil daarvoor bieden wij verschillende vormen van zichtbaarheid vóór, tijdens en na het evenement: vermelding op onze affiches, publicaties op sociale media, zichtbaarheid op de website van het toernooi en een bedanking tijdens de prijsuitreiking.

Wij lichten ons project graag verder toe tijdens een persoonlijk gesprek.

Alvast hartelijk dank voor de aandacht die u aan onze aanvraag wilt besteden.

Met sportieve groeten,

[Naam van de club]
[Naam van de verantwoordelijke]
[Telefoonnummer]
[E-mailadres]

Zorg ervoor dat sponsors ook volgend jaar terugkomen

Een sponsor vinden is één ding.

Een sponsor behouden is nog belangrijker.

Na elk toernooi is het belangrijk om:

• Alle partners te bedanken.
• Enkele foto's van het evenement door te sturen.
• De deelnemingscijfers te communiceren.
• Concreet te tonen welke zichtbaarheid zij hebben gekregen.

Een tevreden partner zal vaak bereid zijn zijn steun het volgende jaar opnieuw te verlenen.

Hoe kan Petanque Manager helpen?

Hoewel Petanque Manager geen hulpmiddel is om sponsors te zoeken, draagt een professionele organisatie sterk bij aan de geloofwaardigheid van een club.

Het platform maakt onder meer mogelijk om:

• Inschrijvingen te beheren.
• Wedstrijden automatisch te organiseren.
• Resultaten live te volgen.
• De petanquebanen te beheren.
• Ranglijsten te publiceren.
• Alle soorten petanquetoernooien te organiseren.

Een goed georganiseerd evenement wekt vertrouwen bij partners en maakt het veel gemakkelijker om hen ook in de toekomst aan de club te binden.

Conclusie

Sponsoring is vandaag een van de beste manieren om een petanquetoernooi te verbeteren zonder het inschrijvingsgeld voor de spelers te verhogen.

Lokale handelaars, ambachtslieden en bedrijven zijn vaak bereid een goed georganiseerd en professioneel voorgesteld evenement te ondersteunen.

Door passende tegenprestaties aan te bieden, doeltreffend te communiceren en sterke relaties met je partners op te bouwen, kun je geleidelijk een trouw netwerk van sponsors uitbouwen dat de ontwikkeling van jouw club jarenlang ondersteunt.